Servizi congressuali e fieristici

Tutti i servizi di Advanced

Formulazione e gestione budget

  • Studi di fattibilità: definizione di scopi, limiti e basi economiche dell'evento.
  • Analisi e stime delle spese e delle entrate.
  • Identificazione del punto di pareggio.
  • Previsione delle necessità finanziarie attraverso un'analisi del flusso di cassa.
  • Aggiornamento delle stime originali.

Segreteria organizzativa

  • Contatti con promotori, relatori e partecipanti.
  • Spedizione inviti e materiale informativo.
  • Ricevimento, catalogazione e trasmissione abstracts.
  • Accoglienza iscrizioni e gestione generale delle quote.
  • Solleciti, pagamenti, rettifiche, aggiornamenti.
  • Compilazione e spedizione documenti relativi.
  • Allestimento e consegna badge e materiale congressuale.
  • Registrazione partecipanti.

Organizzazione programmi sociali e di intrattenimento

  • Attività motivazionali di team-building. Teatro d'impresa.
  • Ricevimenti di benvenuto, eventi ice-breaker, feste get together.
  • Proposte per cene e serate di gala in ristoranti d'atmosfera, antichi palazzi, luoghi insoliti e d'impatto.
  • Sfilate e processioni di antichi costumi. Ricostruzioni storiche.
  • Organizzazione di concerti in teatri, chiese e cattedrali, musei, palazzi storici, giardini pubblici e privati, discoteche, luoghi particolari.
  • Visite guidate ed escursioni a bordo di mezzi privati, con itinerari personalizzati ed esclusivi.

Ricerca sede ed allestimento tecnico

  • Analisi delle opzioni possibili (palazzi e centri congressi, hotel congressuali, edifici storici, luoghi inconsueti).
  • Proposte e definizioni di allestimenti adeguati alle varie funzioni. Cartellonistica esterna ed interna. Segnaletica.
  • Organizzazione ed allestimento di cyber-café, coffee-point, aree di incontro e relax, salette VIP.
  • Allestimenti floreali. Effetti speciali.
  • Allestimento tecnico della sede con la collaborazione di fornitori competenti ed affidabili.

Servizi di ristorazione

  • Selezione di ristoratori e fornitori di servizi catering. Contratti e gestione dei servizi.
  • Suggerimenti di modalità di attuazione (es. servizio ai tavoli, buffet).
  • Proposte per la scelta dei menu e delle bevande.
  • Personalizzazioni: stampa menù, decorazioni particolari, uniformi del personale.

Reception e assistenza multilingue

  • Allestimento di punti di accoglienza con segnaletica personalizzata.
  • Assistenti plurilingue nei luoghi d'arrivo, aeroporti, porti, stazioni ferroviarie, alberghi, centro congressi.
  • Organizzazione di servizi di transfer con mezzi privati.
  • Assistenza di personale specializzato plurilingue durante gli eventi.

Servizi tipografici

  • Consulenze per scelte grafiche.
  • Redazione e stampa di programmi, locandine di annuncio, documenti personalizzati (carta e buste del congresso, inviti...).
  • Redazione e stampa volume abstracts.

Riservazioni alberghiere

  • Selezione e proposte di sistemazioni alberghiere adeguate all'evento.
  • Gestione delle richieste di organizzatori, relatori e partecipanti.
  • Invio voucher di conferma.
  • Compilazione di rooming lists e aggiornamenti.

Servizi di interpretariato e traduzione

  • Fornitura e gestione delle prestazioni di professionisti qualificati.
  • Fornitura di strumentazioni specifiche di alto livello per traduzioni simultanee.

Ricerca sponsor

  • Analisi delle opportunità comunicative offerte dall'evento.
  • Redazione di richieste di sponsorizzazione.
  • Assistenza agli sponsor durante la manifestazione.
  • Verifica del livello di beneficio ottenuto.

Organizzazione di mostre tecnico-scientifiche

  • Consulenza per stand espositivi sulla base del concetto di integrazione tra esposizione e congresso.
  • Assistenza agli espositori per massimizzare il loro impatto.

Ufficio stampa

  • Attività di Pubbliche Relazioni e contatti con testate e giornalisti.
  • Preparazione ed invio di comunicati stampa.
  • Organizzazione di conferenze stampa.
  • Recall telefonici

Prenotazioni

  • Prenotazione di voli, treni, traghetti, auto, negoziazioni con compagnie aeree per tariffe speciali, pacchetti turistici in generale (in partnership con un consolidato tour operator)